Accueillir l’équipe artistique

Au préalable

• Désigner une personne ressource qui sera présente à l’arrivée des artistes pour les accueillir, les guider, leur indiquer les lieux (parking, lieu du spectacle, loges, toilettes, lieu du repas…).
• Communiquer son numéro de portable aux artistes pour leur arrivée et en cas de besoin durant leur présence sur site.
• Demander aux artistes leur heure d’arrivée le jour du spectacle et leur type de véhicule.
• S’assurer d’un bon accès possible selon leur type de véhicule.
• Demander leurs besoins éventuels d’aide au déchargement, manutentions, installations d’instruments et/ou de matériel.
• Prévoir les repas (avant ou après spectacle, à voir avec eux et définir l’heure et le lieu), le nombre et si régime particulier (végétarien…) une cuisine simple, fraîche et familiale est souvent bienvenue.
• Demander leurs besoins en loge.

Tout spectacle nécessite un accueil technique de la part de l’organisateur.
Pour commencer, veiller à bien avoir la fiche technique du spectacle accueilli afin de vérifier la faisabilité liée aux contraintes techniques. Il vous faut avoir pris contact avec la personne référente technique du spectacle. Il peut s’agir d’un technicien professionnel mais parfois d’un artiste directement, si le spectacle ne nécessite pas de régisseur.

Il vous faut connaître le dispositif du spectacle et comment est disposé le public par rapport à l’espace scénique : rapport frontal, bi-frontal, tri-frontal, circulaire, itinérant, etc. Salle incluse ou non dans la scénographie… Cela va déterminer quel type d’assise pour le public et quel type de scène prévoir : chaises, gradinage, spectateurs debout, scène au sol, nécessité de prévoir une scène surélevée (scène existante, scène extérieure, praticables…).

Le spectacle nécessite dans la plupart des cas une alimentation électrique. L’organisateur devra fournir à l’artiste ou l’équipe artistique la puissance demandée et être présent pour guider l’artiste ou son régisseur technique.

Le jour du spectacle

• Assurer l’accueil des artistes et leur bonne installation.
• Prévoir un léger en-cas dans les loges (jus de fruit, eau, biscuits, fruits… et quelques gourmandises ou spécialités locales).
• N’oubliez pas les techniciens. Des bouteilles d’eau en régie, un catering léger dans l’espace qui leur est dédié. Et n’oubliez pas : quand le spectacle est terminé pour les artistes et que le public est parti, le démontage pour les techniciens commence.
• Prévoir des bouteilles d’eau sur scène (durant la répétition et le concert).
• Assurer les repas.

Après le spectacle

Prévoir s’il est besoin d’aide au démontage, à la manutention et au rechargement.